1. Opening

De jaarvergadering wordt gehouden in SV bestuurskamer.

De voorzitter Johan Snoeks opent de vergadering met de aanwezigen van harte welkom te heten bij deze ledenvergadering van de omnivereniging S.V. Olympia Haarlem.

Aan het begin van zijn openingswoord verzoekt de voorzitter de vergadering te gaan staan voor één minuut stilte voor de leden, die ons het afgelopen seizoen zijn ontvallen.

De laatste paar jaren hebben wij van drie bestuursleden, door hun overlijden, afscheid moeten nemen. Echter de vereniging heeft ook mooie dingen in deze periode meegemaakt en daar moeten wij de kracht uithalen om door te gaan! Met het mooiste complex van Haarlem dienen we met z’n allen de schouders eronder te zetten om van onze vereniging iets moois te maken.

Vele leden zijn niet gewend om vrijwilligerswerk te doen. Daar ligt ons grootste probleem. Een aantal leden, tegenstanders en zaalvoetballers komen bijna niet meer de kantine in. En dat heeft de kantineomzet de laatste twee jaar met € 72.000,00 omlaag gebracht. En op dit moment zijn wij niet bij machte om dit om te keren.

2. Bestuursmededelingen en Ingekomen stukken.

a) Als ingekomen stuk is binnengekomen: De verklaring van de kascommissie, welke in punt 6 van de agenda behandeld zal worden.

b) Naar de besturen en afgevaardigden van de afdelingen is niet het financieel overzicht gestuurd van 30/6/2016 maar van 31/3/2016. Onze excuses daarvoor. Niemand heeft hierop gereageerd. De overzichten die op tafel liggen zijn de goede.

c) Er zijn geen berichten van verhindering binnengekomen.

d) Afgevaardigden: Geconstateerd wordt dat er alleen van badminton geen afgevaardigde aanwezig is.

e) Er zijn in totaal 16 personen aanwezig, inclusief het bestuur.

3. Notulen van de algemene jaarvergadering van 15 september 2015.

Deze zijn samengesteld door Ger Lamars. Iedereen heeft de kans gehad de notulen van de website te halen en ze door te lezen. Tevens lag er een exemplaar ter inzage in het paviljoen.
Er zijn geen op- en/of aanmerkingen en de notulen worden aldus vastgesteld.

4. Jaarverslag seizoen 2015-2016.

Deze is samengesteld en wordt voorgelezen door Ger Lamars.
Er zijn geen op- en/of aanmerkingen.

5. Financieel verslag seizoen 2015-2016.

Het resultatenoverzicht seizoen 2015-2016 en de balans per 30-6-2016 zijn opgesteld door Sander Verheuvel.

Antwoorden op diverse vragen:
a) De veldhuur houdt in: 6 velden en 12 kleedkamers.
Wij hebben 16 kleedkamers. 4 daarvan is als vervanging voor onze eigen
kleedkamers, aan de achterkant van de sporthal, die gesloopt zijn.
b) Er kan zuiniger worden omgegaan met gebruik van water en verlichting, zoals:
- kranen zuiniger afstellen (ook opmerking vorige jaarvergadering)
- lichten in gang, kantine en hal minderen. Jammer genoeg blijkt, dat het
touchscreen (nog steeds) te vaak ontregeld is.
- deuren van de hal dichthouden. Er is n.l. in de hal vloerverwarming!
Middels een brief naar de afdelingen, zal het SV bestuur h.e.e.a. aangeven.
c) De Ecotax is in 2015 weggevallen.

6. Mededeling kascommissie.

De kascommissie van de sportvereniging Olympia Haarlem, bestaande uit de heren A. Bijnsdorp, B. Calvelage en Th. Vermeij heeft op 27 september 2016 in de bestuurskamer van de sportvereniging en in aanwezigheid van de penningmeester, de heer S. Verheuvel de boeken en bescheiden over het verenigingsjaar 2015/2016 gecontroleerd en akkoord bevonden. De administratie is accuraat en overzichtelijk gevoerd. De kascommissie stelt de Algemene Ledenvergadering voor om het bestuur décharge te verlenen. De vergadering gaat hiermede akkoord.

De verklaring is door alle drie de commissieleden getekend, waarbij Theo Vermeij een opmerking heeft toegevoegd: “m.u.v. de vordering van ca. € 30.000 van de St. WK softbal.”

M.b.t. de vordering op de Stichting WK softbal vindt men als volgt:
a) Theo Vermeij: - Heeft de vordering niet kunnen beoordelen.
- Het SV bestuur heeft recht op inzage.
b) Bert Calvelage: - Het SV bestuur heeft recht op inzage.
- De kascommissie heeft dat recht niet.

Het SV bestuur is bij Dhr. Boeder geweest en die vertelde ons:
- Er valt zeker geld te halen. Echter, dat kost Olympia Haarlem een flinke investering.
En daarom vragen wij ons af “is het dat wel waard?”

7. Bestuursverkiezing.

Aftredend en herkiesbaar is Sander Verheuvel (penningmeester)
De vergadering gaat akkoord met de herverkiezing van Sander Verheuvel.

Aftredend en niet herkiesbaar is Hans van Deursen. Wel zal Hans nog tijdelijk als commissielid de verhuurzaken en onderhoudszaken coördineren.

Het bestuur stelt voor als secretaris te benoemen Gert-Jan Zandstra. De vergadering gaat miermee akkoord.

Er hebben zich verder geen bestuurskandidaten aangemeld.
Het bestuur bestaat uit de volgende personen: Johan Snoeks (voorzitter), Gert-Jan Zandstra (secretaris), Sander Verheuvel (penningmeester) en Ger Lamars (algemene zaken)

De voorzitter heeft nog een paar korte opmerkingen:
- Het bestuur bestaat uit slechts uit vier personen.
- Wij zijn in principe een jonge vereniging met oude bestuurders, die niet goed om weten
te gaan met social media, wat steeds belangrijker wordt.
- Uit de voetbal zijn twee personen, die samen met Leon (Lamars) gaan bekijken of de
website e..d. niet wat “moderner” kan.

Gert-Jan Zandstra voegt hier aan toe:
- Het aantal leden gaat omlaag, het aantal vrijwilligers krimpt in, de inkomsten zakken
erg en de communicatie wordt minder. Daarom is het plan opgevat om met een groepje mensen een “denktank” te gaan vormen, die gaat nadenken (andere benadering / omdenken) over de toekomst van Olympia Haarlem. Aan de denktank zal worden gevraagd met voorstellen te komen, die eventueel door het SV bestuur kunnen worden opgepakt.

8. Goedkeuring dubbelfuncties.

Johan Snoeks krijgt van de vergadering de goedkeuring om tegelijk bestuurslid te zijn van het SV bestuur als van de voetbal.

9. Afscheid Hans van Deursen:

In 2000 is er een heel nieuw bestuur gevormd, waarin Hans van Deursen als bestuurslid een grote bijdrage heeft geleverd. Dit bestuur heeft in het verloop van diverse jaren een schuld weten om te zetten van 780.000 gulden naar een positief resultaat van bijna 200.000 euro.
In dit bestuur hadden wij een zeer goede band met elkaar en ook met Hans. De vereniging is zeer trots op, wat hij allemaal gepresteerd heeft. Aan Hans wordt een presentje overhandigd.

Enkele taken van Hans zullen worden overgenomen door anderen, zoals de inkoop en verhuur oude kantine.

10. Begroting seizoen 2016-2017.

Deze begroting is opgesteld en wordt gepresenteerd door Sander Verheuvel.

Theo Vermeij: Het tekort is erg hoog, maar hij ziet niet, waarop bezuinigd kan worden.

Johan Snoeks: Afgelopen jaren is er aardig geïnvesteerd. Zijn er tegenvallers dan gaat dat af van het potje “onderhoud”. Als we zo doorgaan, zijn we binnen vier jaar door onze liquide middelen heen. Wij willen toch een buffer houden van +/- € 200.000 i.v.m. mogelijke vernieuwing sportvloer, dak en wanden van de sporthal. En we willen toekomstige bestuurders niet opzadelen met een eventuele schuld.

Paul van Brero: Er is een tekort aan leden; meisjesvoetbal zit in de lift, maar niet bij ons. Waarschijnlijk is de bereikbaarheid van het complex het probleem.

De vergadering stemt in met de begroting voor het seizoen 2016-2017.

11. Verkiezing kascommissie seizoen 2016-2017.

In de kascommissie 2015/2016 worden gekozen Aad Bijnsdorp, Theo Vermeij en Bert Calvelage.

12. Vaststelling van het bedrag of waarde, waarboven het bestuur goedkeuring behoeft van de algemene vergadering om rechtshandelingen aan te gaan.

Het bedrag blijft gehandhaafd op € 15.000,00

13. Vaststelling contributie sub-verenigingen.

“Het bestuur stelt voor de contributie te bepalen op € 25,00 per lid per afdeling.
Voor de afdeling honk- en softbal gaat dat in op 1 januari 2017 en voor de overige afdelingen op 1 juli 2017.”

In de ledenvergadering van 22 maart 2016 is er aan de afdelingen gevraagd met bezuinigingsvoorstellen te komen. Daarop is geen reactie binnengekomen. Vandaar, dat op 29 juni 2016 een mail naar de afdelingen is uitgegaan met het bovenstaande voorstel. Daarop is alleen van de afdeling biljart een reactie gekomen.

Er volgt een discussie met o.a. de volgende opmerkingen:
- Honk- en softbal heeft geen oplossing. Zij hebben in de voorjaarvergadering de financiële problemen al voorgelegd aan hun leden en die hadden begrip voor het voorstel.
- De SV had meer respons verwacht van de afdelingen. Het bovenstaande voorstel is een nare maatregel, maar “niets doen” is geen optie! De lagere kantine omzet is structureel!
- De cashflow dient goed in de gaten te worden gehouden.
- Misschien zouden we kleinschaliger moeten gaan werken. (nieuwe kantine verhuren en weer gebruik maken van de oude)

Het SV bestuur stelt voor aan de besturen van de afdelingen om met bezuinigingsvoorstellen en/of andere voorstellen te komen. Daar krijgen zij twee maanden de tijd voor. Als men niets laat weten, dan zullen we het voorstel van contributieheffing van € 25,00 per lid per afdeling dienen in te voeren.

Daarnaast zal de “denktank” zich ook over deze problematiek gaan buigen. Hierbij melden Theo Vermeij en Mirjam Willemse zich ook aan voor deze denktank. Al hadden toegezegd: M. Klaassen (badminton), Rob van Roon, Ruud Barnhoorn en Martijn Hulsebosch.

14. Rondvraag / opmerkingen:

Er zijn geen vragen en/of opmerkingen.

15. Sluiting.

De voorzitter bedankt iedereen voor hun aanwezigheid. De aanwezigen wordt een drankje aangeboden.