Notulen algemene vergadering d.d. 11 juli 2017

v.v. OLYMPIA HAARLEM

1. Opening

De jaarvergadering wordt gehouden in de instructieruimtes I en II.
Voorzitter Johan Snoeks heet alle aanwezigen van harte welkom bij deze jaarvergadering van de afdeling voetbal. Johan Snoeks benoemt dat hij verheugd is met de opkomst tijdens deze ALV.

Er is de afgelopen tijd een hoop gebeurd binnen de vereniging. Zowel zondag 1 als zondag 2 zijn uitgeschreven voor de KNVB competitie 2017-2018. Dat betekent dat er geen zondagselectie meer is komend seizoen. De twee belangrijkste redenen voor dit besluit betreffen:
a. De zondag 1 selectie bestond uit maximaal 9 spelers;
b. De kosten voor de selectie zouden bij aanvullen (binnen enkele dagen) buitensporig hoog zijn geworden.

Door de ontwikkelingen bij zondag 1 is zondag 2 het kind van de rekening geworden. Er zouden 5 A-junioren over stappen naar de selectie, echter zijn alle 5 deze jeugdleden vertrokken naar een andere vereniging. Daarbij is een deel van de spelers van zondag 2 mee gegaan met de trainer en zijn er vier spelers over gestapt naar de zaterdag senioren. Dit heeft er toe geleid dat ook zondag 2 is opgeheven.

Johan Snoeks benoemt dat er komend seizoen een enquête zal worden gehouden onder de leden over de toekomst van selectievoetbal binnen voetbalvereniging Olympia Haarlem.

Johan Snoeks kondigt zijn vertrek als voorzitter aan. Dat betekent dat Johan per halverwege seizoen 2017-2018 zijn bestuursfunctie zal neerleggen.

2. Mededelingen en ingekomen stukken.

a) Mededelingen.
Martijn Hulsebosch (zaalvoetbal) en Barry van Denzen (coördinator senioren) zijn afwezig met afbericht.

b) Ingekomen stukken.
Geen.

3. Notulen van de Algemene Vergadering van 12 januari 2017.

Er zijn verder geen op- en/of aanmerkingen over de notulen en worden aldus vastgesteld.

3. Jaarverslag 2016/2017

Het jaarverslag wordt voorgelezen door secretaris Kees Goedknegt.

5. Financieel verslag seizoen 2016/2017

Het financieel jaarverslag wordt gepresenteerd door Johan Snoeks. Er zijn geen bijzonderheden te vermelden.

6. Mededelingen kascommissie

Verklaring kascommissie voetbal seizoen 2016/2017:
“Mijne Heren, Op 2 juli 2017 hebben wij, leden van de kascommissie, de financiële bescheiden van de voetbalvereniging Olympia Haarlem over het verslagjaar 2016/2017 (1 juli 2016 t/m 30 juni 2017) steekproefsgewijs gecontroleerd en akkoord bevonden. De controle op de jaarrekening over het seizoen 2016/2017 geeft ons geen aanleiding tot op- c.q. aanmerkingen. Wij, leden van de kascommissie, verzoeken de vergadering derhalve het bestuur decharge te verlenen voor het door haar gevoerde financiële beleid over het verslagjaar 2016/2017 en gaan over tot de orde van de dag.” Namens de kascommissie getekend door Martijn Hulsebosch en Peter Weijers.

De vergadering keurt het financieel jaarverslag goed en dechargeert de penningmeester en met haar het gehele bestuur voor het gevoerde beleid in het afgelopen boekjaar.

8. Bestuur

De volgende bestuurswijzigingen worden medegedeeld aan de ALV.
Bevestigd wordt Kees Goedknegt (secretaris)
Bevestigd wordt Mahalia Pique (penningmeester)
Aftredend is Ad Kil (penningmeester).
Naast deze twee nieuwe bestuursleden zijn nog meer bestuursleden nodig. Er wordt dan ook een oproep
gedaan aan de leden om zich als bestuurslid aan te melden.

De volgende wijzigingen in de commissies hebben plaatsgevonden:
Aftredend is Peter Weijers (ledenadministratie)
Voorgedragen wordt Ben Bloemheuvel (ledenadministratie)
Diverse commissies zijn nog vacant. Er wordt dan ook een oproep gedaan aan de leden om zich als commissielid aan te melden.

9. Financiële zaken met betrekking tot het seizoen 2017/2018

A). Vaststelling begroting
De begroting voor seizoen 2017/2018 wordt gepresenteerd door voorzitter Johan Snoeks. Bijzonderheden:
• De uitgaven van de trainersstaf van de selectie zijn ongewijzigd ondanks het besluit om de selectieteams niet opnieuw in te schrijven bij de KNVB. Zowel met de trainer van zondag 1 als zondag 2 is een contract overeengekomen. De afspraak luidt: zolang de trainers geen nieuwe werkgever hebben, worden zij betaald door Olympia Haarlem (contractuele verplichting). Ditzelfde geldt voor de verzorger. Zij dienen wel beschikbaar te zijn op de vooraf afgesproken avonden.
• Het sponsorbudget van ING wordt verlengd met de duur van drie jaar.
• Er zal een meerjarenplan worden opgesteld. Het bestuur moet hiervoor terug naar de tekentafel en inventariseren wat de behoeften van de leden zijn. Enkele leden onderschrijven de moed van het bestuur om het besluit te nemen om spelers geen wedstrijdpremies meer te betalen. Hiermee doorbreekt het bestuur een patroon waarbij clubs in Haarlem spelers steeds vaker premies betalen.
• De begroting 2017/2018 wordt vastgesteld door de ALV.

B). Vaststelling contributies
Het bestuur stelt voor om de contributies voor het seizoen 2017/2018 te handhaven. Er zullen geen wijzigingen worden doorgevoerd ten opzichte van de contributies in seizoen 2016/2017.
• De vereniging heeft een opleidingsbudget ontvangen van jeugdspeler Jeredy Hilterman (4.470 EUR). Dit draagt bij aan de handhaving van de contributie.

C). Contributie inning
Contributie inning zal in seizoen 2017/2018 wederom plaatsvinden via SportLink.

10. Verkiezing kascommissie seizoen 2017/2018.

Afgelopen jaar waren dat Peter Weijers en Martijn Hulsebosch. Peter Weijers wordt weer herkozen voor de
kascommissie van 2017/2018. Daarnaast wordt Louis Romeijn door de ALV gekozen als kascommissielid. Mart
Lubbe wordt als reserve gekozen.

11. Verkiezing van de afgevaardigde vanuit het voetbalbestuur ter vergadering van de omnivereniging en zijn
plaatsvervanger.

Blijft gehandhaafd: Kees en Frans.

12. Vaststelling van het bedrag of waarde, waarboven het bestuur goedkeuring behoeft van de algemene
vergadering om rechtshandelingen aan te gaan.

De vergadering gaat akkoord met het handhaven van het bedrag van € 10.000,00.

13. Package deal (seizoen 2017-2018).

Package deal seizoen 2017-2018: alle teamleden dienen op tijd (voor aanvang competitie hun contributie te voldoen + 10 zaterdagochtenden te fluiten of bardienst te draaien (2 personen per ochtend). Geïnteresseerde teams kunnen zich aanmelden bij de secretaris Kees Goedknegt.

Een aantal leden benoemen de ervaring dat ouders van jeugdleden te beperkt taken uitvoeren zoals fluiten en bardienst op de zaterdagochtend. Het bestuur heeft dit ook geconcludeerd. De jeugdvoorzitter zal hier extra aandacht aan besteden tijdens de kennismakingsbijeenkomsten voor het nieuwe seizoen.

14. Website stand van zaken

De nieuwe website van Olympia Haarlem SV zal eind juli worden gepresenteerd. Er zal met de te vormen commissie communicatie worden gesproken over de inhoud van de afdelingspagina voetbal.

15. Jubilarissen.

Aanpassen
De volgende leden krijgen hun jubileumspeldje uitgereikt: Mart Lubben, M.M. de Muynck (20 jaar), Ton Dragstra, (30 jaar), Ruud Barnhorn (35 jaar), Frans Homringhausen en Gerard Smith (45 jaar) en Rob van Roon en Piet Sens (50 jaar).

De overige leden, die in aanmerking komen voor een jubileumspeldje, en die het later krijgen uitgereikt of opgestuurd zijn: M. van Bloemheuvel, R. Huis in ’t Veld, J. van Son (20 jaar), Don van Keijzerswaard (30 jaar) Jan Reyerkerk (50 jaar), Martin Reyerkerk en Wim Verbeek (55 jaar).

13. Rondvraag.

Een van de leden vraagt het bestuur om na te denken over de invulling van het 100-jarig bestaan van de vereniging (over 2 jaar). Het bestuur neemt dit mee tijdens haar reguliere bestuursvergadering zodat zij tot een draaiboek kan komen.

14 . Sluiting.

De voorzitter sluit af met iedereen te bedanken voor hun aanwezigheid. En biedt alle aanwezigen nog een
drankje aan.