Notulen algemene ledenvergadering d.d. 14 januari 2025
v.v. OLYMPIA HAARLEM
- 1. Opening.
De algemene ledenvergadering wordt gehouden in de instructieruimtes I en II.
Voorzitter Martijn Hulsebosch heet alle aanwezigen om 20:00 uur van harte welkom bij deze eerste algemene ledenvergadering van de afdeling voetbal en vangt de vergadering aan met een minuut stilte voor alle leden die ons de afgelopen periode zijn ontvallen.
Aanwezig zijn 33 leden en 4 bestuursleden.
Er wordt vanuit de vergadering verzocht om de notulen van deze vergadering eerder te publiceren omdat de inhoud dan nog vers is zodat leden hun opmerkingen eerder kunnen plaatsen. Het voetbalbestuur zegt toe om de notulen binnen 2 weken te communiceren middels een publicatie van de notulen op de website.
- 2. Mededelingen en ingekomen stukken.
De voorzitter deelt mede dat deze eerste ALV in het teken staat van het feit dat de club een risico vereniging is geworden voor de KNVB, te veel incidenten bij de jeugd, in de zaal en bij de senioren zijn hier de oorzaak van.
Ook meldt de voorzitter dat aan het einde van dit seizoen, bij de ALV in augustus 2025 een aantal bestuursleden zullen aftreden en zich niet meer herkiesbaar zullen maken. Het onderwerp vrijwilligersbeleid zal dan ook vanavond uitgebreid aan bod komen.
3. Notulen van de algemene ledenvergadering van 28-8-2024 (zie opmerking b).
Goedgekeurd door de vergadering, met een aantal aanpassingen, deze zijn verwerkt in een herziene versie van de notulen van 28-8-2024.
4. Olympia is een risico club geworden
Het aantal incidenten op de velden is dit seizoen hoger dan normaal en heeft ertoe geleid dat Olympia Haarlem door de KNVB in de duiding fase van een risico vereniging is geplaatst.
Met name de 3 gestaakte wedstrijden van zaterdag 2 springen hier uit. Een plan van aanpak is inmiddels hiervoor opgesteld en goedgekeurd, het team mag weer uitkomen in de competitie. Maar staat onder een extra groot vergrootglas bij de KNVB en het bestuur.
De voorzitter roept alle aanwezigen op om elkaar aan te spreken op overschrijdend gedrag en doet een oproep aan de leden om in een projectgroep te stappen die hiermee aan de slag gaat. De normen en waarden van de club moeten bij alle bezoekers en leden goed onder de aandacht worden gebracht.
Olympia Haarlem gaat samen met de andere risicoclubs in Haarlem-Oost en Schalkwijk in gesprek om te voorkomen dat de duiding fase vanuit de KNVB verlengd gaat worden, of mogelijk verhoogd gaat worden tot een sturingsfase. Waarbij het voortbestaan van de vereniging echt in gevaar komt.
Aangezien de incidenten op zowel het veld als in de zaal plaatsvinden, wordt er ook extra gelet op inschrijvingen van teams van buitenaf, om situaties zoals dit seizoen met zaterdag te voorkomen.
5. Goedkeuring voor nieuw beleidsplan 2025 - 2030, bespreking samenvatting
Het huidige beleidsplan loopt af in 2025, daarom heeft het bestuur een concept beleidsplan geschreven voor de periode 2025 - 2030. Een samenvatting hiervan is naar alle leden gestuurd bij de uitnodiging voor deze ALV.
De voorzitter roept de leden op om in een projectgroep te stappen om het concept beleidsplan punt voor punt door te nemen en definitief te maken halverwege maart ‘25.
In het nieuwe beleidsplan krijgt de jeugd voorrang en moet het clubgevoel weer terug gaan komen. Hiervoor is het van belang dat de kantine (huiskamer van de club) op trainingsdagen en wedstrijddagen toegankelijk is voor iedereen. Want het sociale aspect en het clubgevoel kan alleen maar versterken als dit is ingeregeld.
6. Vrijwilligersbeleid
Bij Olympia Haarlem is er een tekort aan vrijwilligers voor diverse functies. Het is noodzakelijk om deze functies z.s.m. gevuld te krijgen met voldoende vrijwilligers, om het voortbestaan van de club te garanderen.
Er zal ook een aparte projectgroep voor worden gestart om de vacante functies uit te schrijven en om onder de leden (ouders) te inventariseren of er vrijwilligers zijn voor deze taken.
Vanuit het bestuur zal zichtbaar gemaakt welke functies en taken op korte termijn gevuld moeten worden.
- 7. Tussentijds Financieel verslag seizoen 2024/2025
De penningmeester licht de cijfers toe van het huidige seizoen.
Belangrijkste punten die hij benoemt:
- De inning van de contributie is nu voor 63% voldaan, dit komt deels door de mogelijkheid om in termijnen te betalen
- De algemene reserves zijn aan het einde van dit seizoen nagenoeg op. Er dreigt een verlies te worden gemaakt over dit seizoen tussen de 5K en 12K.
Opmerkingen vanuit de aanwezige leden op deze cijfers:
- De ALV had in augustus 2024 gevraagd om kwartaalcijfers, die zijn niet aangeleverd; de penningmeester biedt hiervoor zijn excuus aan.
- Als leden hun contributie niet betalen kunnen deze zonder tussenkomst van de ALV door het bestuur worden geroyeerd, dit geldt ook voor zware incidenten die op of naast de velden plaatsvinden, in beide gevallen blijft de contributie betaling/verplichting bestaan .
- Gezien de begroting voor het seizoen 2024-2025 en het per 31-12-2024
beschikbare eigen vermogen, zullen er aanzienlijke en ZEKERE financiële bronnen moeten worden aangeboord. Het bestuur reageert hierop door te melden dat er in de kerstvakantie door de voorzitter van de SV Olympia Haarlem toezeggingen zijn gedaan voor structurele financiële bijdrage met ingang van het nieuwe seizoen.
- 8. Rondvraag
Joost van Seggelen geeft aan dat hij ballen mist uit zijn ballenrek, de voorzitter geeft aan dat er nog kastruimte beschikbaar is in het materiaalhok voor de bovenbouw.
Alle doelen zijn in de kerstvakantie door SRO op slot gezet met een ketting en slot. Edith van Seggelen heeft van deze sloten de sleutel.
Er komen opmerkingen over de huidige website, informatie die hier staat vermeld vanuit de voetbal is veelal gedateerd en er missen leuke artikelen over de jeugd.
Er komen vragen vanuit de jeugdtrainers om doordeweeks tijdens de trainingsdagen toegang te krijgen tot de toiletten en de kantine. Het bestuur gaat hiervoor wederom in gesprek met de SV.
Er komt vanuit de vergadering nog de volgende vragen naar voren hoe het zit met:
- de statuten voetbal en SV doornemen en waar mogelijk updaten.
- de verdeelsleutel tussen de diverse afdelingen (voetbal, honkbal/softbal, biljart, badminton en klaverjas) bespreken. Nu zijn er 5 leden binnen de SV met evenveel inspraak maar dit is niet evenredig verdeeld over het aantal leden bij elke vereniging. Voetbal moet meer stemrecht gaan krijgen dan bv. biljart met 20 leden. Hoe ziet de SV dit?
- de dagelijkse communicatie tussen SV en de afdeling voetbal verbeteren, op welke wijze kunnen we dit samen voor elkaar krijgen?
- Mogelijke aanpassingen aan de website, of compleet vernieuwen.
- 9. Sluiting
Om 22:00 uur sluit de voorzitter de vergadering, waarbij er nog een opmerking vanuit de vergadering over de stemgerechtigde leeftijd komt. Er staat nu in de agenda voor deze ALV dat de minimum leeftijd 18 jaar is, volgens de statuten is deze minimum leeftijd 14 jaar.
Er melden zich na de vergadering direct een aantal leden bij de voorzitter om zitting te nemen in een projectgroep.
