Herziene notulen algemene ledenvergadering d.d. 28 augustus 2024
v.v. OLYMPIA HAARLEM
- 1. Opening.
De algemene ledenvergadering wordt gehouden in de instructieruimtes I en II.
Voorzitter Martijn Hulsebosch heet alle aanwezigen van harte welkom bij deze algemene ledenvergadering van de afdeling voetbal.
Aanwezig zijn 10 leden en 2 bestuursleden.
Er wordt vanuit de vergadering verzocht om de notulen van deze vergadering eerder te publiceren omdat de inhoud dan nog vers is zodat leden hun opmerkingen eerder kunnen plaatsen. Het voetbalbestuur zegt toe om de notulen binnen 2 weken te communiceren middels een gespreksverslag.
Er is een verslag van deze vergadering rondgestuurd naar de aanwezigen van de ALV per mail, de notulen zullen in het vervolg binnen 14 dagen op de website worden geplaatst.
Tevens wordt er een verzoek gedaan om de openingstijden van de kantine op de zaterdagmiddag, indien deze afwijken van de standaardtijd, tijdig te communiceren via de website zodat men niet voor niets komt. Hiervoor maakt Ger Lamars direct een aantekening tijdens de vergadering voor de SV.
- 2. Mededelingen en ingekomen stukken.
Geen
3. Notulen van de algemene ledenvergadering van 19 juli 2023 (zie opmerking b).
Goedgekeurd door de vergadering
4. Jaarverslag 2023/2024.
Voorgedragen door de voorzitter, dit verslag staat ook vermeld op de website.
5. Financieel verslag seizoen 2023/2024.
Toegelicht door de penningmeester.
6. Mededeling kascommissie.
De kascommissie verleent decharge op de cijfers met een schriftelijke toelichting (zie hieronder) dat er ingegrepen moet worden. De reden is duidelijk.
De kascommissie kan zich goed voorstellen dat enige toelichting op de verklaring betreffende het seizoen 2023-2024 wel op zijn plaats is en wenselijk is. Bij deze.
Ook de kascommissie werd geconfronteerd met de zwaar tegenvallende cijfers over het seizoen 2023-2024 en was op zijn zachts gezegd “NOT AMUSED”. De financiële bescheiden zijn dan ook zeer
zorgvuldig bekeken. Gebleken is dat er zich geen onregelmatigheden hebben voorgedaan. Alle stukken, bescheiden en mutaties zijn correct verwerkt in de administratie. Er hebben zich geen zaken
voorgedaan die het daglicht niet kunnen verdragen. Het negatieve resultaat is deels het gevolg van het door het vorige bestuur ingezette beleid en deels door het huidige bestuur dat in verband met
eerder gemaakte afspraken dat beleid heeft voortgezet. Verder valt op dat de begroting betreffende het seizoen 2023-2024 te rooskleurig is opgesteld. Aan de inkomstenkant wordt dat vooral zichtbaar bij “ontvangen contributies”. Aan de uitgavenkant vallen vooral de “bondskosten”, "sportmaterialen" en “opleidingskosten” op.
Tevens valt op dat “Trainingskosten-senioren” en “Selectiekosten” met 46% van de inkomsten zwaar drukken op het resultaat.
Het gevolg van de resultaten van de afgelopen twee seizoen is dat het eigen vermogen is gereduceerd van € +/- 93.000 tot +/- € 12.000, hetgeen geen gezonde situatie is.
Kortom: voortzetten van het huidige beleid is niet wenselijk gezien de financiële situatie per 30-06-2024. Sterker nog: Gezien de begroting voor het seizoen 2024-2025 en het per 30-06-2024
beschikbare eigen vermogen is dit NIET mogelijk tenzij er aanzienlijke en ZEKERE financiële bronnen worden aangeboord.
Het is verder aan de vergadering een oordeel te vellen, wijzigingen aan te brengen, met plannen te komen etc etc.
- 7. Financiële zaken met betrekking tot het seizoen 2024/2025:
- Vaststelling begroting - akkoord van de vergadering
- Vaststelling contributie - akkoord van de vergadering, opvallend is dat de verhogingen bij de jeugd substantieel zijn.
- 8. Verkiezing kascommissie seizoen 2024/2025. Twee personen behoeven lid te zijn van de kascommissie.
De kascommissie voor het jaar 2024-2025 zal wederom bestaan uit Aad Beijnsdorp en Paul van Brero.
9. Verkiezing van de afgevaardigde vanuit het voetbalbestuur ter vergadering van de omni-vereniging en zijn plaatsvervanger. Voorgedragen worden Frans Homringhausen en als zijn plaatsvervanger Monique Snoek.
De vergadering stemt in met deze voordracht. Frans Homringhausen en Monique Snoek zijn de afgevaardigden om de omnivergaderingen bij te wonen.
- 10. Vaststelling van het bedrag of waarde, waarboven het bestuur goedkeuring behoeft van de algemene vergadering om rechtshandelingen aan te gaan. Het bestuur stelt voor dit bedrag te handhaven op € 10.000,00.
De vergadering stemt in met de vaststelling van het bedrag van 10.000,- euro waarvoor het voetbalbestuur rechtshandelingen aan kan gaan zonder toestemming te vragen aan de leden. Er wordt nog uitgezocht of het aangaan van een contract met een trainer hier ook onder valt. Binnen een week na de vergadering is gemeld dat dit soort contracten ook voorgelegd moeten worden aan de leden, aangezien dit een rechtshandeling betreft.
- 11. Rondvraag.
Het hoofdbestanddeel van deze Algemene Ledenvergadering betreft de zorgelijke financiële situatie van de afdeling voetbal.
Het eigen vermogen is in 3 jaar tijd gedaald van 93.000,- euro naar 12.000,- euro.
De begroting over 2024-2025 geeft een negatief saldo van 11.200,- euro.
De begroting over 2023-2024 is te rooskleurig geweest. De contributies bleven 18.000,- euro achter.
Bij de uitgavenkant zijn de KNVB-kosten (zaalhuur) 12.000,- euro hoger dan het begrote bedrag. Ook de post materialen wijkt 19.000,- euro af van de begroting. In dit bedrag zit 10.000,- euro voorraad materiaal. Deze post is nu afgeboekt. Redenatie is om het verlies nu te nemen en niet door te schuiven. De opleidingskosten zijn ook hoger dan begroot. Het bestuur verklaart dat er vooruitlopend op een eventueel vertrek van de huidige trainer, een opleiding is gefinancierd voor een opvolger.
Er is uitgebreid gediscussieerd over de post ‘trainerskosten’. Het bestuur zal zich hierover beraden.
Afgesproken wordt om per kwartaal de cijfers te presenteren aan de kascommissie en over een half jaar weer een ALV te houden.
- 12. Sluiting.
De voorzitter sluit om 21:00 uur de vergadering en nodigt de aanwezigen uit voor een consumptie bij de bar.
