Notulen algemene ledenvergadering d.d. 14 januari 2025

v.v. OLYMPIA HAARLEM

1. Opening

De algemene ledenvergadering wordt gehouden in de instructieruimtes I en II.

Voorzitter Martijn Hulsebosch heet de aanwezigen van harte welkom bij deze algemene leden vergadering van de afdeling voetbal en vangt de vergadering aan met een minuut stilte voor alle leden die ons de afgelopen periode zijn ontvallen.

Aanwezig zijn 15 leden en 4 bestuursleden.

Er wordt verzocht om de notulen zo snel als mogelijk te publiceren. De voorzitter geeft aan te streven naar publicatie voor het weekend. Eerder is afgesproken dat de notulen binnen twee weken worden gepubliceerd op de website.

2. Mededelingen en ingekomen stukken.

a) Mededelingen.

Vanuit de KNVB is het bericht gekomen dat VV Olympia Haarlem uit de duidingsfase wordt gehaald. Dit houdt in dat er geen sprake meer is van verscherpt toezicht, echter met de waarschuwing voor consequenties indien er aanhoudende incidenten zullen zijn in de toekomst.

b) Ingekomen stukken.

Er zijn geen ingekomen stukken binnen gekomen.

3. Notulen van de Algemene Ledenvergadering van 14 januari 2025.

Iedereen heeft de kans gehad op de website de notulen door te lezen. Deze worden per pagina doorgenomen wat betreft opmerkingen.

Er zijn geen op- en/of aanmerkingen en worden aldus vastgesteld.

4. Jaarverslag seizoen 2024/2025

In het opgestelde jaarverslag, wat binnenkort gepubliceerd zal worden, komen zes punten aan de orde. Waaronder:

- Teams. Op dit moment heeft de VV Olympia Haarlem 4 senioren teams, 20 junioren teams en 21 zaalvoetbal teams. Opvallend is de exponentiele groei van de junioren teams.

- Financieel. Ondanks dat het financiele verlies voor de voetbal vereniging beperkt is gebleven is er wederom helaas sprake van verlies voor de voetbal vereniging. Het is een bijzonder fijne constatering dat er meer vrijwilligers zijn opgestaan om komend seizoen bij te dragen.

- Commissie Normen & Waarden. Hier is eerder over gesproken en deze commissie moet komend seizoen starten. Hier zijn minimaal twee leden voor nodig. Geïnteresseerden kunnen zich melden bij het bestuur.

5. Financieel verslag seizoen 2024/2025

De penningmeester licht de cijfers toe van het afgelopen seizoen.

Het seizoen is gestart met de verwachting van €11.000,- verlies en dit is ook zo uitgekomen. De selectiekosten zijn hoger uitgevallen dan verwacht en de opbrengsten van de contributie zijn lager uitgevallen in verband met twee risico teams.

De groei binnen de jeugdteams brengt met zich mee dat er grote uitgaven zijn gedaan aan deze groep. Eén van de leden spreekt zorgen uit hieromtrent. Deze zorgen worden door het bestuur gedeeld. Met de installering van de commissie Jeugd hoopt het bestuur hier meer zicht en controle op te krijgen. Tevens wordt benoemd dat de bemoeienis van de SV hierin niet gewaardeerd wordt. Dit geeft een vervelende bijsmaak.

Er is geen begroting voor festiviteiten, terwijl er wel festiviteiten zijn georganiseerd, zo valt een lid op. Het bestuur geeft aan dat het klopt dat er festiviteiten zijn georganiseerd. Dat heeft kosten met zich meegebracht. Echter, deze zijn niet ten laste gevallen aan de VV Olympia Haarlem.

De financiële situatie van de VV Olympia Haarlem brengt met zich mee dat elke uitgegeven euro met zorgvuldige overweging uitgegeven dient te worden. De penningmeester en de kascommissie zijn zich hier terdege van bewust.

Het idee wordt door één van de leden geopperd om een voorschot op de contributie te vragen. Dit is een goed voorstel en neemt het bestuur mee voor komend seizoen. Wat tevens veranderd in het innen van de contributie zijn de termijnen van betaling. Voorheen was het mogelijk om in zes termijnen de contributie te voldoen. Komend seizoen verandert dit naar vier termijnen.

Decharge wordt verleend.

6. Mededelingen kascommissie

Geen bijzondere mededelingen naast wat er gemeld is onder het financieel verslag.

7. Financiële zaken met betrekking tot het seizoen 2025/2026

a) Vaststelling begroting.

Er zijn twee senioren teams minder.
De SV draagt aanzienlijk bij aan de VV. Deze is voornamelijk voor het 1ste team. De vraag wordt gesteld of hier voorwaarden aan zijn gesteld. De voorwaarden betreffen het overnemen van bardiensten.
Er wordt besproken dat er evenementen zullen worden georganiseerd en dat er in september een openingsweekend zal zijn voor de jeugdteams.

De opmerking wordt gemaakt door één van de leden dat de subsidie vanuit de SV toch ergens voelt als curatele.

De begroting wordt aldus vastgesteld.

b) Vaststelling contributie.

De contributie bedraagt voor komend seizoen per team en is bij deze vastgesteld:
- mini: EUR 195
- JO-8: EUR 220
- JO9: EUR 230
- JO10: EUR 250
- JO11: EUR 260
- JO12: EUR 270
- JO13: EUR 280
- JO14: EUR 290
- JO15: EUR 290
- Overige senioren: EUR 292,50
- Zaal: EUR 195 (teampackage: EUR 1.750
- niet spelend: EUR 65
- walking voetbal: EUR 65

8. Verkiezing kascommissie seizoen 2025/2026.

De bestaande leden van de kascommissie stellen zich verkiesbaar voor het volgende seizoen. Er zijn geen
andere leden die zich verkiesbaar stellen.

9. Bestuur

a) secretaris

Monique Snoek treedt tussentijds af als secretaris. Monique wordt hartelijk bedankt voor al hetgeen zij heeft bijgedragen aan de VV Olympia Haarlem en het bestuur wenst haar alle goeds toe. We zullen haar zeker nog tegenkomen op de club.
Voorgedragen wordt Mirelle Lenting-Rahamal. Er zijn geen andere leden die zich hebben aangediend als secretaris.

b) voorzitter

De huidige voorzitter Martijn Hulsebosch stelt zich niet opnieuw verkiesbaar. Martijn geeft aan dat het tijd is voor een andere voorzitter en dringt erop aan bij de leden dat iemand hiervoor op zal moeten staan. Er zijn geen leden die zich verkiesbaar hebben gesteld en dit is kwalijk. Martijn zal als interim voorzitter aanblijven tot er een ander zich verkiesbaar stelt.

10. Verkiezing vanuit VV ten behoeve van deelname aan SV

De leden gaan akkoord met de voordracht van Frans Homringhausen en als plaatsvervanger de secretaris.

11. Vaststelling van het bedrag of waarde, waarboven het bestuur goedkeuring behoeft van de algemene
vergadering om rechtshandelingen aan te gaan.

De vergadering gaat akkoord met het handhaven van het bedrag van € 10.000,-

12. Rondvraag.

Eén van de leden staat op en geeft aan geen vraag te hebben, maar graag het volgende te willen delen. Hij is inmiddels 70 jaar actief in de voetballerij en is recent hiervoor geridderd. Allen applaudisseren dit heuglijke feit.

Er wordt een vraag gesteld aangaande de speldjes voor leden die zich voor langere periode committeren aan de VV. Zijn deze er nog? De voorzitter beantwoord dat deze er zeker nog zijn, maar dat deze nu worden uitgereikt gedurende de laatste thuiswedstrijd van het 1ste team.

Eén van de leden geeft aan dat het effectief zou zijn om de openingstijden beter te communiceren. De tijden op de website zouden niet kloppen met de werkelijke openingstijden. Hier wordt navraag naar gedaan en dit advies zal worden meegenomen.

Eén van de leden geeft aan naar aanleiding van de financiele status van de VV dat het wellicht verstandig is om een buffer aan te leggen en vraagt of er hier iets mee gedaan wordt. De voorzitter geeft aan dat dit zeker zeer wenselijk is. Echter, is gebleken dat dit voor de komende periode niet mogelijk is te realiseren.
We kunnen hier wel een plan voor maken en dan kan er gedacht worden aan de volgende opties:
- Sponsoren erbij
- Teams erbij

Goed te vermelden, vanuit het bestuur, dat er inmiddels ook een feestcommissie is geïnstalleerd. Hier ligt een plan voor, maar helaas was de commissie verhinderd om aanwezig te zijn bij deze vergadering om deze voor te leggen aan de leden.

13. Sluiting.

De voorzitter sluit af met iedereen te bedanken voor hun aanwezigheid en biedt alle aanwezigen nog een drankje aan.